Loading ....
Przedszkole nr 167 w Warszawie
Biuletyn Informacji Publicznej
przedszkola nr 167 w Warszawie
został stworzony w celu powszechnego
udostępniania informacji publicznej w postaci
elektronicznej
ul. Strzelecka 16
03-433 Warszawa
tel: (22) 619 11 09
e-mail: pd167@neostrada.pl
Strona główna => Rejestry, ewidencje, archiwa => Dziennik korespondencji

 

Czynności kancelaryjne w Przedszkolu nr 167 są wykonywane w systemie tradycyjnym.
Czynności kancelaryjne wykonują:
1) . dyrektor przedszkola
2).kierownik gospodarczy przedszkola,

Do podstawowych czynności kancelaryjnych w jednostce należy:
1)      przyjmowanie i rozdział przesyłek wpływających,
2)      wysyłanie korespondencji oraz przesyłek,
3)      prowadzenie rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących,
4)      przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej,
5)      udzielanie informacji interesantom,
6)      rejestrowanie spraw w spisach spraw oraz znakowanie spraw,
7)      przekazywanie  przesyłek przygotowanych do wysłania,
8)      przechowywanie akt spraw załatwionych,

 

Przyjmowanie, rejestrowanie oraz obieg korespondencji            

 § 7.1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

2. Rejestrowanie przesyłek polega na umieszczeniu w rejestrze na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej:

1)      liczby porządkowej,

2)      daty wpływu do podmiotu,

3)      tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki,

4)      nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka,

5)      daty widniejącej na przesyłce,

6)      znaku występującego na przesyłce,

7)      wskazania, komu przydzielono przesyłkę,

8)      liczby załączników, jeśli zostały dołączone do przesyłki,

9)      dodatkowych informacji, jeśli są potrzebne.

3. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie przyjęcia.

4. Punkt kancelaryjny otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

1)      adresowanych imiennie, które przekazywane są adresatom,

2)      przesyłek, którym nadano określoną klauzulę tajności, które przekazywane są odpowiednio adresatom,

3)      przesyłek wartościowych, które przekazywane są właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem, chyba że ustalenie adresata możliwe jest jedynie po otwarciu przesyłki.

5. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jego opakowania.

6. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6 sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

8. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się kierownika jednostki.

9. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1)      danych zawartych w treści pisma – w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia        koperty i zapoznania się z treścią pisma,

2)      danych na kopercie, w której są zamknięte pisma – w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

10. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie.

11. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do adresata.

12. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest zobowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego   w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających.

 § 8.1. Przyjmując przesyłki drogą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1)      przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z jednostką,

2)      przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a)      mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez jednostkę,

b)      mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez jednostkę,

c)      pozostałe.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, drukuje się, rejestruje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza do akt sprawy bez rejestracji i dekretacji.

5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

 § 9.1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1)      przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych,

2)      stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, drukuje się rejestruje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się zgodnie   z § 9, odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku  zapisanym na informatycznym nośniku danych.

 § 10.1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (np. nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (np. dokument zawiera dużą ilość stron albo wymaga wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez jednostkę urządzenia), należy:

1)      wydrukować tylko część przesyłki (np. pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeśli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku,

2)      informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku,           o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.

2.      W jednostce prowadzi się jeden skład informatycznych nośników danych.

3.      Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (np. „podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu …..; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

4.      Na wydruku UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

 § 11.1. Dopuszcza się stosowanie narzędzi informatycznych w celu:

1)      prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw,

2)      prowadzenia innych rejestrów i ewidencji niż wymienione w pkt 1,

3)      udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu,

4)      przesyłania przesyłek.

2.      Dopuszczenie, o którym mowa w ust. 1 jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.

 § 12. Po wykonaniu czynności z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek, punkt kancelaryjny segreguje wpływające przesyłki według ich treści i przekazuje dyrektorowi Przedszkola nr 167.

 § 13.1. Przesyłki mogą być przyjmowane do załatwienia bezpośrednio w komórkach organizacyjnych.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 nie wymagają dekretacji dyrektora Przedszkola nr 167.

 § 14. Dyrektor Przedszkola nr 167 przeglądając przesyłki wpływające:

1)      decyduje, którą przesyłkę załatwia sam,

2)      przydziela pozostałe przesyłki do załatwienia przez właściwe stanowiska pracy.

 § 15.1. Dekretacja przesyłek polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego.

2. W przypadku błędnej dekretacji, jej zmiany dokonuje dekretujący.

3. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres działań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

4. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

 § 16. W Przedszkolu nr 167 obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej wykazem akt.

 

 

 

Pokaż informacje o artykule